報告資料は読む人の「知識」「時間」「要求」「行動」を意識して書きましょう、という話をしました
— magnoliak🍧 (@magnolia_k_) 2022年9月2日
何か相手に説明するための資料を書く時に、自分が何に気を付けているか、他人の資料を読む時にどんなところを見て指摘するかを考えてみると、おおざっぱに言えば「読む人の気持ちを考えましょう」になるし、細かく言うとキリが無く、コンテキスト次第......みたいになってしまうのだけど、もうちょっと整理すると、この4つじゃないかと収斂していった。
「知識」は、相手が知らなさそうな言葉は定義を明らかにしてから使う、同じ意味の事柄を複数の表現で書かない、の２つをとにかく守っておけば大丈夫
— magnoliak🍧 (@magnolia_k_) 2022年9月2日
「時間」は、相手が説明を聞いたり、質問したり、理解をするための時間の総計
— magnoliak🍧 (@magnolia_k_) 2022年9月2日
意外と見落としなのが読むペースに合わせた資料構成
人によって読むペースは違うので、それを無視しない
「要求」は、そもそもの目的もそうだけど、「何を知りたいか」に合わせて書く
— magnoliak🍧 (@magnolia_k_) 2022年9月3日
けっこう、「自分が何を書けるか」を基準に書いている人が多くて、情報の取捨選択ができないまま情報過多な資料になったり、足りなかったりする
最後は「行動」
— magnoliak🍧 (@magnolia_k_) 2022年9月3日
何かを報告したら、「報告された側が何か行動を起こす」「こちらの行動（の計画とか、結果）の承認を行う」のどちらかが起きる
（どっちも起きなかったら、報告してもしょうがないし）
